Unternehmen sehen sich mit einer Fülle von neuen Gesetzen und geänderten Vorschriften konfrontiert. Sie müssen ermitteln, welche Vorschriften für sie gelten. Pflichten aus neuen und geänderten Regeln müssen identifiziert, Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden. Organisationen sind auch in der Pflicht, vorhandene Genehmigungen und beantragte Verfahren zu managen. Mit Hilfe eines zentralen, individuellen Katasters können Unternehmen ihre Pflicht erfüllen und rechtssicher arbeiten.
Wer ist betroffen?
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen geltende rechtliche Anforderungen erfüllen. Für Umwelt, Arbeitsschutz und Energie sind Vorschriften von EU, Bund, Ländern und Berufsgenossenschaften relevant. Sind Managementsysteme nach ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001 eingerichtet, werden sie als „bindende“ oder „rechtliche Verpflichtungen“ bzw. „geltende rechtliche Anforderungen“ bezeichnet. Legal Compliance bedeutet, dass Organisationen alle für sie zutreffenden, relevanten Rechtsvorschriften erfüllen und geregelt haben, wie diese aufrechterhalten und neue bzw. geänderte Anforderungen umgesetzt werden.
Organisationen müssen auch stets den Überblick über alle unternehmens- und standortspezifischen Genehmigungen inklusive der Nebenbestimmungen behalten, die im Fall eines positiven Bescheids als Auflagen bezeichnet werden. Genehmigungen können verschiedene Rechtsbereiche berühren wie Gewässerschutz, Immissionsschutz, Abfall, Baugenehmigungen.
Ziel ist, sowohl Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten als auch Schäden für Wasser, Luft und Boden zu vermeiden. Haftungsrisiken oder Bußgeld drohen, wenn Unternehmen sich nicht an geltende Vorschriften halten oder erforderliche Genehmigungen fehlen (Organisationsverschulden).
Umsetzung in der Praxis
Eine systematische Vorgehensweise ermöglicht rechtssicheres Arbeiten. Besser als unterschiedliche Listen und unübersichtliche Tabellen ist ein zentrales, stets aktuelles Kataster der Rechtsvorschriften und Genehmigungen, auf das alle Beschäftigten Zugriff haben können.
Rechtskataster
Erstellen
Das Managen geltender Vorschriften ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Basis bilden alle für das Unternehmen relevanten Vorschriften, ergänzt um eigene, unternehmensspezifische Anforderungen. Gehören mehrere Standorte zum Unternehmen, wird ein standortbezogenes Rechtskataster gefordert. Die Vorteile sind dabei: Ein gut handhabbares Verzeichnis und weniger Aufwand je Standort.
Aktualisieren
Sind zutreffende Vorschriften identifiziert, müssen Unternehmen kontinuierlich Änderungen und Neuerungen ermitteln und das Rechtsregister entsprechend aktualisieren. Wer dafür verantwortlich ist und wie der Kontrollprozess gestaltet werden soll, muss die Organisation selbst festlegen. Zuständig sein kann z.B. ein Team (z.B. ASA-Sitzung, Energie- oder Umweltteam), das sich regelmäßig trifft. Auch einzelne Personen oder Geschäftsbereiche können für die Kontrolle der Vorschriften festgelegt werden.
Pflichten ableiten
Verantwortliche müssen dann beurteilen, ob und welche Pflichten sich aus neuen bzw. geänderten Regelungen fürs Unternehmen ergeben. Leitfragen sind:
- Ist die Pflicht fürs Unternehmen relevant?
- Welche neuen Maßnahmen ergeben sich daraus?
- Welche bereits festgelegten Maßnahmen müssen wir anpassen?
- Wer setzt die neuen bzw. geänderten Maßnahmen bis wann um?
Umsetzung überwachen
Ob die zuvor festgelegten Maßnahmen von den zuständigen Personen umgesetzt werden, muss die Organisation überwachen.
Dokumentieren
Schließlich muss dokumentiert werden, dass das Unternehmen alle seine relevanten Vorschriften ermittelt, aktualisiert, Pflichten ableitet und Maßnahmen umsetzt. Die Dokumentation in Form eines Rechtsverzeichnisses ist der Nachweis gegenüber zuständiger Behörde bzw. Zertifizierer für rechtssicheres bzw. normkonformes Arbeiten. So kann z.B. bei Unfällen gegenüber der Berufsgenossenschaft oder im Brandfall gegenüber dem Versicherer nachgewiesen werden, dass geltende Regelungen bekannt und aktuell sind und umgesetzt werden. Anforderungen an ein geeignetes Rechtsregister sind daher v. a., dass der Stand der Aktualisierung stets erkennbar ist, die Bedeutung von Änderungen und Neuerungen fürs eigene Unternehmen beurteilt wird, Pflichten abgeleitet und Maßnahmen umgesetzt und überwacht werden sowie eine Archivierung vorhanden ist.
Genehmigungskataster
Unternehmen müssen ein Verzeichnis aller Genehmigungen inklusive Nebenbestimmungen erstellen; bei mehreren Unternehmensstandorten ist dies für jeden Standort erforderlich. Das Kataster muss auch beantragte Verfahren beinhalten, sowohl für das gesamte Unternehmen als auch für einzelne Standorte. Nützlich sind auch aktuelle Kontaktdaten von zuständiger Behörde mit Ansprechpartner.
Pflichten ableiten, Überwachen und Dokumentieren
Wenn Genehmigungen auf relevante Rechtsvorschriften verweisen, können Verantwortliche geltende Pflichten einfach ableiten. Leitfragen sind:
- Welche Pflichten ergeben sich aus Genehmigung und Nebenbestimmungen?
- Welche Maßnahmen sind erforderlich?
- Wer setzt die Maßnahmen bis wann um?
Darüber hinaus müssen Unternehmen neue Genehmigungen rechtzeitig beantragen bzw. bestehende fristgerecht verlängern. Relevante Dokumente sind zu managen, als Nachweis gegenüber zuständiger Behörde oder Zertifizierer.
Fazit
Ein zentrales, individuelles und standortbezogenes Kataster für Rechtsvorschriften und Genehmigungen ermöglicht rechtssicheres und normkonformes Arbeiten. Für die Umsetzung der Maßnahmen müssen Unternehmen v.a. Verantwortliche festlegen, Termine überwachen und die Umsetzung dokumentieren. Alle Verantwortlichen haben Zugriff auf das stets aktuelle Verzeichnis. Der Nachweis gegenüber Auditoren und Zertifizierer gelingt.
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